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家庭档案基础知识
发布日期:2013-02-19

什么是家庭档案
要建立家庭档案,首先要知道什么是家庭档案,以划清范围,明确管理对象。所谓家庭档案,是指家庭成员在家庭活动中及有关社会活动中形成的应归个人家庭保存的有备查价值的各种文字、图表、照片、录音、录像等不同形式的文件材料。
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.家庭档案的基本含义
1)家庭档案多数是家庭成员在家庭活动中形成的文件材料。如书信、日 记、照片、录音、录像及家庭教育、家庭理财、家产设备、家庭保健,家庭旅游等方面的文件材料;
2)家庭档案也包括家庭成员在有关社会活动中形成的应归个人家庭保存的文件材料。如家庭成员的工作成绩或成果材料、奖励材料、证件材料、新闻报道材料等。
3)家庭档案是有备查价值的文件材料。家庭成员在家庭活动及有关社会活动中形成的文件材料很多,只有那些有备查价值的文件材料经归档保存,才是家庭档案。
4)家庭档案是家庭历史的记录。国有国史,家有家史。家庭档案最真实的记录了家庭成员的活动情况,是家庭历史的缩影。

2.
家庭档案与其他有关材料的区别与联系家庭档案与家庭图书、家庭收藏及资料等是几个不同的概念,它们各有各的内容范围,应加以区别,分别管理。一般说:
1)家庭档案主要是围绕本家庭成员的活动形成的,多数产生于本家庭;
2)家庭图书一般是从外面购买的或交流来的正式出版物。但自己编辑出版的书,也应作为家庭档案保存。
3) 家庭收藏一般也是从外面收集、购买或交流来的,如钱币、陶器、邮票、字画等,相当于社会上博物馆收藏的物品。但有些与自家关系很密切的收藏品,如别人赠送的写有自己名字的字画等,也应作为家庭档案保存;
4) 资料一般是供参考性的材料,其范围很广,这里主要指各家庭订阅的报刊、杂志及报纸剪贴等参考材料,这些也应与家庭档案区分开,但某些载有自己作品的报刊,也应作为家庭档案保存。

 ·家庭档案的收集
建立家庭档案首先应作好文件材料的收集工作。
1
.要翻箱倒柜,把原先分别存放在家中各处的文件材料彻底清理、全部集中起来;
2.
要对工作单位中属于家庭档案的文件材料进行收集,拿回家中保存;
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.要从原籍收集家史、家谱等材料;
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.要从亲朋好友、新闻单位等社会其他方面收集有关材料;
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.要重视现代电子文件的收集;
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.家庭档案建立后,要注意随时随地的收集、积累材料,即家庭建档关键在积累
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.家庭档案的收集要突出重点,体现各家的特色,如先进人物的家庭档案要特别重视先进事绩材料、奖励证书的收集等。

·家庭档案的整理
家庭文件材料收集后,必须系统整理,才能便于保管和查找利用。
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.分类
分类即把家庭文件材料按其作者、时间、性质等特征分为若干类别,这是家庭档案整理的关键一步。由于各家庭的情况不一,类别多少可灵活掌握。一般应具有的类别为:
1)家庭历史及家庭成员经历材料。如家谱、家史、自传、回忆录、大事记、个人简历、职工登记表等;
2)工作业绩材料。如工作记录、革新图样、科研成果、经验总结等;
3)奖励材料。如奖励证书、奖章、先进事迹材料、新闻报道材料等;
4)证件材料。如身份证、工作证、户口本、学历证书、职称证书、职务任免证书等;
5)学习材料。如学习课本、笔记本、作业本、同学录、读书笔记、业务学习笔记等;
6)书信材料。如家庭成员与亲朋、同事的来往信件、通讯录、名片等;
7)日记。家庭成员各个时期的日记;
8)声像材料。如照片、影集、录音、录像、光盘等;
9)经营往来材料。如登记表、营业执照、契约、合同等;
10)家庭理财材料。如经济收支记录、工资单、存折、国库券、发票等;
11)家产设备材料。如房产证、家电设备材料、其他设备材料等;
12)保健材料。如查体记录、病历、防疫卡片、家用药方、烹调技术、营养知识、文体活动材料等;
13)旅游材料。如景点门票、旅游地图、参考资料、车船机票、心得体会等;
14)其他有关材料。如业余爱好材料等。
以上各类,如材料多时,还可在每类下面再按人员、时间、内容等分若干小类。
2.
装盒
1)文件材料分类后,每一类内容中,内容少时可装一盒,内容多时可装若干盒;
2)对每盒的材料要逐份进行检查,破损或残缺不全的应进行修补,内容不清楚的应加以注明,照片、录音、录像,应按张、盒注明时间、人物、地点、内容等;
3)对每盒的材料按时间顺序或相互联系排列顺序,并在每份材料的右上角用阿拉伯数字编上顺序号,以固定次序;
4)卷盒内的文件材料一般应编写卷内目录,其内容为:顺序号、文件作者、文件标题或内容、文件形成时间、备注等;
5)卷盒的标识应尽量醒目美观。卷盒的正面要填写案卷标题,标题应概括卷盒内文件的内容。卷背的上方应竖写家庭档案四个较大的字,标明盒内是家庭档案。下方应贴有三格的纸签(口序纸),第一格写卷盒的流水顺序号,第二格写本卷盒所属类别,第三格简要写明本卷盒的内容。
3
. 编写案卷目录。
卷盒装幀完毕后,要按盒添写案卷目录(总目录)。案卷目录是家庭档案的总账,其内容为:案盒流水顺序好、卷盒标题或内容、起止时间、备注等。

·家庭档案的保管、鉴定
家庭档案装盒整理好后,应确定一主要成员为主管理,避免都管都不管。
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.卷盒应集中放在书橱或档案橱内,自上而下,自左而右摆放。档案材料多的最好定做专橱存放,有条件的家庭可与家庭图书、家庭收藏等一起存放在书房内;
2.
存放档案的地方,应防火、防潮、防虫、防光、防灰、防高温等,确保档案的安全;
3
.照片档案的保管更应防光、防潮等,避免彩色照片褪色、变质。录音、 录像、电子文件等磁性载体档案应离有磁场的物体远一些,竖放,并应定期检查,必要时要按时走带或重新录制;
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.保管一定时期后的家庭档案,要酌情进行鉴定,对已失去保存价值的材料可剔出销毁或另作处理。

家庭档案的利用
家庭档案建立后,要善于利用,充分发挥其应有的作用。
1
.家庭学习、生活及有关工作中遇到问题时,要注意从档案中找依据。如学习中遇到不明确的问题,应查考有关参考材料。家电设备遇到故障应查看说明书等;
2.
要注意利用家庭档案进行家庭教育,如通过家史档案,对家庭成员进行优良传统教育。通过家庭财务档案反映出的生活变化情况,进行艰苦朴素教育、形势教育,提高家庭成员的思想觉悟;
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.善于欣赏家庭档案,特别在节假日中,通过浏览往日的工作业绩档案、 荣誉档案、照片档案等,回顾人生足迹,寻找往日的生活故事,总结人生经验,增添生活乐趣,陶冶情操,创造文化型的家庭气氛,提高生活质量;
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.利用家庭档案研究家庭历史,如利用家谱档案,弄清本家族的历史源渊, 寻根问祖等。
5
.为家庭和社会积累文化财富,如一些家史材料等可传给子孙后代。一些重要的文献材料,到一定时候,可向国家档案馆捐赠;
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.利用家庭档案,如有关材料多查找困难时,可通过查阅目录查找,用后要随时归类。

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